Tất tần tật về Booking Note và những điều cần biết

Khi doanh nghiệp thực hiện thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì quá trình thuê này còn được gọi là lưu khoang. Sau đó chủ hàng và người đại diện từ phía hãng tài sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang còn được gọi là Booking note để giữ chỗ trên tàu.

1. Booking note là gì?

Để hiểu được Booking note là gì? Trước tiên bạn phải phân tích rõ cụm từ này.

• Booking: Là thao tác đặt chỗ mà chủ hàng sẽ là người đứng ra đặt chỗ với các hãng tàu, đây sẽ là cách giúp chủ hàng có thể giữ được một vị trí cho hàng hóa của mình khi gửi hàng bằng tàu vận chuyển. Thông thường quá trình booking sẽ được Forwarder đảm nhận, thông qua việc họ liên lạc và lấy thông tin trực tiếp từ các hãng tàu hoặc airline. Việc booking không quá khó khi thực hiện, tuy nhiên để tìm được tàu phù hợp và book tàu đúng thời điểm bạn cần thì điều bạn cần làm là phải tìm hiểu trước khi book. Do đó, mà hầu hết các nhà xuất khẩu sẽ giao công việc này cho một Forwarder để thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện booking.
• Note: Chính là việc ghi chút một điều gì đó.

Vậy Booking note là gì? Được hiểu một cách đơn giản là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng để vận chuyển hàng hóa. Booking note còn được hiểu là Việc lưu khoang/Giấy lưu cước.

Booking Note là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong inconterm mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê tải.

• Booking là việc thực hiện đặt chỗ với hãng tàu nhằm giữ chỗ giữ vị trí hàng hóa trên chuyến tài.
• Note là việc ghi chú, ghi nhớ lại một hoạt động cụ thể nào đó

2. Quy trình lấy Booking note từ các hãng tàu

Quá trình lấy Booking note có thể tự mình thực hiện hoặc thông qua forwarder. Thông thường cách làm phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng là thực Booking note thông qua forwarder. Do đó quy trình lấy Booking note sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1:

Sau khi chủ hàng đã chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ trực tiếp liên hệ với các forwarder để thực hiện quy trình booking tàu cho hàng hóa của mình. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont, rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng đến… các thông tin này sẽ giúp cho quá trình booking được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết forwarder sẽ liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi chọn được tàu đơn vị sẽ liên hệ với bên hãng tàu và bên khách hàng để thống nhất mức giá cước và thực hiện gửi booking request đến các hãng tàu để đặt chỗ.

Bước 2:

Khi nhận được thông tin booking request hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt nào phù hợp với yêu cầu thì sẽ thực hiện cấp booking và gửi booking confirmation và packing list theo form của hãng. Đây cũng chính là lệnh cấp container rỗng của hãng tàu đó.

Thông tin có trên Lệnh cấp container rỗng bao gồm: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng( closing time), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), …

Bước 3:

Qua forwarder khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng để đóng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Lúc này nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container rỗng theo lệnh để đi đóng hàng.

3. Các lưu ý khi lấy Booking note

Dưới đây chúng tôi sẽ giải thích một số thuật ngữ và lưu ý trong Booking Note và Booking Confirmation để bạn có thể tra cứu khi có nhu cầu:

Thuật ngữ “Tiếng Anh” trong Booking Note và Booking Confirmation:

• Booking No: Số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.
• Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.
• Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu của chuyến tàu
• Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng
• Port of loading (POD): Cảng bốc hàng
• Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm B/L tới hãng tàu
• Cut off date/time: thời gian cắt máng. Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu
• ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng
• Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi chuyển tải
• Final Destination: cảng giao hàng cuối cùng
• Shipper: Người gửi hàng ( thường là FWD booking tàu thay cho chủ hàng)
• Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa
• Commodity: Tên hàng hóa
• QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…
• Stufffing Place: Nơi đóng hàng hóa
• Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

Arisiacargo – Vận tải hàng không Air Asia

Ngoài ra còn một số thuật ngữ khác tùy thuộc vào form Booking Note và Booking Confirmation của các hãng vận tải. Hy vọng bài viết sau của Airasia hữu ích cho bạn!