BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa hoạt động thương mại, mua bán quốc tế. Người mua và người bán cần nắm rõ hình thức và tính chất của mỗi chứng từ để chuẩn bị nhanh chóng và chính xác. Các bạn hãy tham khảo bài viết về bộ chứng từ của Danang Logistics dưới đây nhé.

CÁC CHỨNG TỪ CẦN PHẢI CÓ

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán,…

Pháp luật đề cao sự thảo thuận giữa các bên giao kết, tuy nhiên, nội dung của hợp đồng phải tuân theo những quy định của pháp luật hợp đồng nói chung. Đối tượng của hợp đồng là tài sản phải giao, công việc phải làm hoặc không được làm.

+ Số lượng, chất lượng

+ Giá, phương thức thanh toán

+ Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng

+ Quyền, nghĩa vụ của các bên Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

+ Phạt vi phạm hợp đồng

+ Các nội dung khác

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào invoice để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên invoice để kê khai giá trị hải quan. Quan trọng ngày phát hành invoice phải sau hoặc cùng với ngày phát hành hợp đồng ngoại thương. Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600.

Về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:

+ Số & ngày lập hóa đơn

+ Tên, địa chỉ người bán & người mua

+ Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

+ Điều kiện cơ sở giao hàng

+ Điều kiện thanh toán

+ Cảng xếp, dỡ

+ Tên tàu, số chuyến…

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuât nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

+ Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ, chẳng hạn 1 container 40HC

+ Có thể xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…

+ Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp

+ Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Các bạn cần phân biệt hóa đơn và phiếu đóng gói khác nhau như thế nào. Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau. Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là chứng từ do người vận chuyển hoặc đại diện được ủy quyền của người vận chuyển (thuyền trưởng, đại lý) ký phát cho người gửi hàng, trong đó xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển từ cảng khởi hành đến cảng đích.

Vận đơn là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra vấn đề liên quan tói quá trình vận tải.

Vận đơn đường hàng không (Air waybill)

Vận đơn đường hàng không đóng vai trò là:

+ Biên lai giao hàng cho người chuyên chở,

+ Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.

Cần lưu ý rằng, AWB không phải là chứng từ sở hữu, do đó không thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển (loại theo lệnh). Trong trường hợp ngoại lệ, để thanh toán bằng tín dụng thư (L/C), 2 bên mua bán sẽ phải thỏa thuận và phải làm thêm thủ tục cần thiết (chẳng hạn như: thư cam kết đảm bảo) nhờ ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau AWB để lấy hàng.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khâu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:

+ Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.

+ Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…

+ Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên. Nếu có nghi vấn về hàng hải quan sẽ tiến hành nghiệp vụ bẻ luồng để tiến hành kiểm hóa hàng theo quy định.