Hiện nay, hơn 80% lượng hàng hóa luân chuyển quốc tế được vận chuyển bằng đường biển. Trong đó, hàng LCL cũng chiếm tỷ trọng rất lớn,; khi các cá nhân, tổ chức gửi hàng không đủ số lượng để đóng vào nguyên một container. Hôm nay; Airasiacargo sẽ đưa ra quy trình gửi hàng lẻ bằng đường biển LCL gồm 9 bước cơ bản nhất mà người xuất khẩu cần làm.
Bước 1 – Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương:
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương; trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên.
Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.
Bước 2 – Xin giấy phép xuất khẩu
TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân dược; hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, … thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong nghị định 187
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu; bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3 – Xác Nhận Thanh Toán
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.
Bước 4 – Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.
Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải (Thuê tàu)
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa.Nghĩa vụ thuê tàu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterm 2000.
Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:
- Liên hệ với đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
- Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công bốc xếp và vận chuyển hàng về cảng.
- Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng.
Ở đây tôi nêu hai trường hợp phổ biến trong điều kiện Incoterms để bạn dễ theo dõi.
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng
Sau khi lấy Booking note; doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyên về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên Consol.
Lưu ý: Với hàng lẻ cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)
Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.
Bước 7 – Làm thủ tục hải quan hàng lẻ xuất khẩu đường biển
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói (VGM)
- Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
- Giấy giới thiệu
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan; bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận; để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI; bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ; có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading; chứ không phải là Master bill như hàng FCL.
Bước 8 – Các bước công việc khác của Quy trình xuất khẩu đường biển hàng lẻ:
Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng
Khi đã có vận đơn; thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời; bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng; chẳng hạn như:
- Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
- Chứng nhận xuất xứ (CO)
- Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.
Để đảm bảo tính chính xác; bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua; để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm; sẽ tốt hơn muộn.
Bước 9 – Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc; theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL); về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.
Trên đây là quy trình gửi hàng lẻ bằng đường biển LCL mà chúng tôi thông tin đến khách hàng. Hy vong những thông tin mà chúng tôi đưa ra thật sự hữu ích với bạn. Hiện tại, Airasiacargo cũng đang cung cấp rất nhiều dịch vụ; trong đó có dịch vụ gửi hàng lẻ bằng đường biển đi Quốc tế (LCL). Hãy liên hệ với chúng tôi khi quý khách có nhu cầu để được hỗ trợ, tư vấn, báo giá tốt nhất.
Nguồn bài viết: Bưu vận đông dương Việt Nam
