Tất tần tật về Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

1. Tổng quan về Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hóa đơn do người bán làm ra, ghi rõ số tiền mà người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.

Số lượng bản gốc – bản copy thường quy định:

Nếu không có thoả thuận gì khác, thông thường người bán ký phát 1 bộ ba bản gốc: “in triplicate” (02 bản gốc là “in duplicate”)

Thời điểm lập hoá đơn.

Nguyên tắc lập hoá đơn là phải lập lúc làm hàng xong, đóng hàng xong mới biết được số lượng chính xác.

Tuy nhiên, đối với những đơn đặt hàng đều đặn, lặp lại, số lượng giá cả và các nội dung thường không thay đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể lập sẵn hoá đơn trước khi đóng hàng.

Hơn nữa, trong trường hợp người mua thanh toán sớm, phải có hoá đơn cho họ thực hiện việc chuyển tiền.

2.Nội dung của một hoá đơn thương mại và cách lập

Nội dung của hóa đơn bán hàng xuất khẩu thông thường gồm các phần:

Tên hoá đơn:

Invoice hoặc Commercial Invoice

Số hoá đơn:

Ghi số của hoá đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty: No. 123/EX/[tên khách hàng] Dẫn chiếu số của hợp đồng hoặc số của L/C: Under Contract No. XYZ or Under L/C No.

Ngày hoá đơn:

Phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L

Trường hợp thanh toán trả trước, ngày hoá đơn có thể trước ngày giao hàng.

Seller/Shipper/Exporter:

Nếu Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Mục này ghi: Seller/Shipper/Exporter: [tên cùng một công ty]

Nếu Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Shipper/Exporter, chứ không phải Seller. Trong hóa đơn mà Seller xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

+ Seller [tên của Trader]

+ Shipper/Exporter [tên của Supplier/Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax

Buyer/Consignee/Importer:

Nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Mục này ghi: Buyer/Consignee/Importer: [tên cùng một công ty]

Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được (hoặc Buyer là một trader bán hàng lại cho một người khác), người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer có yêu cầu, thì ghi thành 02 dòng:

+ Buyer [tên của người mua hàng trên hợp đồn]

+ Conssignee/Importer [tên của người nhập khẩu trực tiếp]

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Notify party: Ghi giống như trên B/L

Ghi đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax.

Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến (Nơi pick-up hàng, nơi giao hàng cuối cùng, pre- carriage, on-carriage… nếu có): giống như trên B/L đề cập.

Tên hàng, số lượng hàng, đơn giá, tổng trị giá.

Mô tả hàng hoá = Description of goods:

Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.

Số lượng hàng = Quantity/Weight

Là số lượng ghi trên hợp đồng;

Là số lượng, trọng lượng net của hàng;

Số lượng, trọng lượng trên hoá đơn không có dung sai.

Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong hoá đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.

Đơn giá: = Unit price

Phải đầy đủ mức giá, đơn vị tính, đồng tiền thanh toán và điều kiện bán hàng

Tổng trị giá = Total amount

Bằng số và bằng chữ

Trong trường hợp, sau khi hợp đồng đã được ký, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như:

Giảm số lượng: gửi bù hàng, hàng khuyến mãi…

Giảm đơn giá bán: giảm giá theo giá thị trường, giảm giá cho sản phẩm kém chất lượng của lô hàng trước…

Người bán có thể giải quyết theo hai cách, để phát hành hoá đơn cho phù hợp:

Cách thứ nhất là hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục Annex với giá mới và/hoặc lượng mới. Khi đó, giá và/hoặc lượng trên hoá đơn sẽ thay đổi theo như Annex này. Các chứng từ làm ra cũng sẽ phù hợp theo Annex.

Cách thứ hai là vẫn giữ lại lượng và/hoặc giá của hợp đồng. Không có Annex nào được làm ra. Lúc đó trên hoá đơn, người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.

Ví dụ 1: Do lô hàng trước kém chất lượng nên lô hàng này người mua yêu cầu người bán gửi bù 04MTs hàng. Hợp đồng đã ký số lượng 100Mts. Giá 500USD/MT. Người bán đã gửi 100Mts và người mua đề nghị sẽ chỉ thanh toán 96MTs.

Ví dụ 2: Do lô hàng trước kém chất lượng nên lô hàng này người mua yêu cầu người bán giảm giá 20USD/MT hàng. Hợp đồng đã ký số lượng 100Mts. Giá 500USD/MT. Người bán đã gửi 100Mts và người mua đề nghị sẽ theo giá 450USD/MT

Phương thức thanh toán: Payment term: 

Ghi ngắn gọn phương thức thanh toán

– Tên ngân hàng = Bank’s name

– Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và tên chi nhánh

– Địa chỉ ngân hàng = Banks’s address

– SWIFT code

– Tên người thụ hưởng = Beneficiary’s name: Ghi tên của công ty người bán

– Địa chỉ của người thụ hưởng = Beneficiary’s Address: Địa chỉ công ty người thụ hưởng

– Số tài khoản ngân hàng = Banking account:

Đóng dấu ký tên của người ký phát hoá đơn.

Bản hoá đơn không ký tên, có con dấu vẫn hợp lệ

 

Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ

– Hoá đơn này không có ý nghĩa về mặt thanh toán. Đa số người nhập khẩu không chấp nhận thanh toán khi người bán xuất trình hoá đơn này.

– Được lập nên như là một hình thức ngắn gọn của hợp đồng mua bán. Gói gọn trong một mặt giấy.

– Dùng trong trường hợp lô hàng xuất đi với mật độ thường xuyên, hai bên đã có hợp đồng nguyên tắc là thoả thuận chính. Mỗi lô hàng chỉ cần lập một “hợp đồng” rất sơ lược. Có thể hiểu, lúc này người mua cần người bán lên một hoá đơn tạm cho người mua xem qua.

– Nội dung của P/I gần giống như nội dung của một hợp đồng có các điều khoản căn bản như: Commodity, Quality, Quantity, Price, Packaging, Shipment và Payment.

Hai bên người mua người bán ký tên và đóng dấu/hoặc xác nhận qua email là sẽ cấu thành một thoả thuận buôn bán hoàn chỉnh. Đây cũng chính là chứng từ thể hiện hợp đồng buôn bán giữa hai bên trong suốt quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất, nhập khẩu.

 

Trong trường hợp buôn bán ba bên: 

Trader (T) ở VN mua hàng của Supplier (S) ở VN để bán cho customer (C) ở Singapore. T không có giấy phép xuất khẩu và không thể xuất trực tiếp cho C. Trên vận đơn, Shipper là T, Consignee là C.

Trong bộ chứng từ gửi T gửi cho C, tất cả đều thể hiện Shipper là S. Nhưng hoá đơn lại thể hiện người tên của T. Dẫn đến việc hải quan một số nước nhập khẩu không chấp nhận chứng từ có mâu thuẫn như vậy.

Lúc này, để hợp thức hoá chứng từ, bên cạnh Commercial Invoice mà B gửi cho C với tên người bán là B + giá bán mới trên hoá đơn, theo đúng hợp đồng để C thanh toán tiền hàng cho B, thì B phải chuẩn bị thêm một Hoá đơn nữa, cũng đặt tên là Commercial Invoice nhưng đổi tên người bán lại là tên của Supplier + giá bán mới trên hoá đơn này.

3.Arisiacargo – Booking tải hàng không Air Asia giá rẻ