Trong lịch sử phát triển của thương mại quốc tế. Vận tải hàng không là một trong những phương thức vận tải ra đời muộn nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng. Đặc điểm nổi bật của phương thức này là tốc độ nhanh chóng, an toàn và tính tiêu chuẩn hóa cao. Giúp làm cho nhu cầu vận tải hàng không không ngừng gia tăng trong thời đại toàn cầu hóa. Tuy nhiên, cùng với những ưu điểm đó, việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nghiêm ngặt trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cũng đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là những chủ hàng chưa có nhiều kinh nghiệm. Do đó, việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết là vô cùng quan trọng. Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và không gặp phải trở ngại pháp lý hay kỹ thuật.
1. Không vận đơn (Airway Bill – AWB)
Không vận đơn là chứng từ quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Đây là chứng từ vận tải do hãng hàng không hoặc đại lý vận tải phát hành, nhằm xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển và cam kết giao hàng tại điểm đến. Không vận đơn là căn cứ pháp lý để hãng hàng không thực hiện vận chuyển và giải quyết các tranh chấp nếu có. Chứng từ này chứa đựng các thông tin chi tiết về người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, số lượng kiện hàng, lộ trình vận chuyển và các thông tin khác liên quan.
2. Hướng dẫn gửi hàng (Shipper’s Letter of Instruction – SLI)
Bên cạnh không vận đơn, một chứng từ quan trọng khác là Hướng dẫn gửi hàng (SLI). SLI là tài liệu do người gửi hàng cung cấp cho đại lý vận tải như TanSonNhat Cargo, nhằm cung cấp các thông tin chi tiết về lô hàng cần vận chuyển. Thông thường, SLI được lập theo mẫu của hãng hàng không, nhưng trong một số trường hợp, các hình thức thông tin điện tử như email hay tin nhắn cũng được chấp nhận. SLI bao gồm các nội dung như: tên và địa chỉ của người gửi và người nhận, thông tin về điểm đến, yêu cầu về tuyến đường vận chuyển, thông tin chi tiết về hàng hóa (trọng lượng, số lượng kiện, kích thước, giá trị), đặc tính cần chú ý của hàng hóa, và phương thức thanh toán.
Dựa trên SLI, đại lý vận tải sẽ phát hành không vận đơn một cách chính xác và đảm bảo tính pháp lý cho quá trình vận chuyển.
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận giá trị của hàng hóa. Và nó cũng là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của hàng hóa khi nhập khẩu. Hóa đơn này do người gửi hàng lập và gửi kèm với lô hàng. Nội dung chính của hóa đơn thương mại bao gồm: thông tin về người bán và người mua. Bên cạnh đó mô tả chi tiết về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của lô hàng và các điều kiện giao hàng.
Hóa đơn thương mại không chỉ cần thiết cho quá trình thông quan. Mà còn là chứng từ quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán giữa người mua và người bán.
4. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc khi xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia. Đây là tài liệu mà người gửi hàng cần khai báo với cơ quan hải quan. Tờ khai hải quan giúp cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát. Và có cả đánh thuế lô hàng theo quy định của pháp luật. Thủ tục khai báo hải quan thường được thực hiện trực tuyến thông qua hệ thống điện tử. Giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt các thủ tục giấy tờ.
5. Chứng từ đặc biệt đối với hàng hóa nhạy cảm hoặc đặc thù
Đối với những lô hàng có tính chất nhạy cảm. Hoặc cần sự lưu ý đặc biệt trong quá trình vận chuyển. Các hãng hàng không có thể yêu cầu bổ sung một số chứng từ đặc biệt. Ví dụ:
- Hàng hóa nguy hiểm: Đối với các mặt hàng có tính chất nguy hiểm như chất dễ cháy, hóa chất độc hại hoặc hàng hóa có tính chất tương tự. Chủ hàng cần cung cấp Shipper’s Declaration for Dangerous Goods (công văn khai báo hàng nguy hiểm). Đây là tài liệu xác nhận rằng hàng hóa đã được đóng gói, ghi nhãn và khai báo đầy đủ theo các tiêu chuẩn an toàn quốc tế.
- Động vật sống: Nếu bạn cần vận chuyển động vật sống. Chứng từ cần thiết bao gồm: công văn khai báo cho hàng động vật sống, giấy kiểm dịch động vật và chứng chỉ CITES (Convention on International Trade in Endangered Species). Nếu hàng hóa thuộc danh mục động vật quý hiếm.
- NOTOC (Notification to Captain): Đây là chứng từ ít phổ biến. Nó được dùng khi lô hàng có những đặc tính nhạy cảm, cần thông báo cho cơ trưởng và phi hành đoàn về những lưu ý khi vận chuyển. Chứng từ này được lập bởi bộ phận vận hành mặt đất và gửi tới phi hành đoàn để đảm bảo an toàn bay.
6. Các chứng từ khác
Ngoài các chứng từ chính kể trên. Một số loại chứng từ khác có thể cần thiết trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Bao gồm: phiếu đóng gói (Packing List), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). Bên cạnh còn có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate). Nếu hàng hóa là sản phẩm nông nghiệp. Và giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có yêu cầu).
Vận tải hàng không mang đến nhiều lợi ích vượt trội về thời gian và an toàn. Nhưng đi kèm với đó là yêu cầu về quy trình và chứng từ rất nghiêm ngặt. Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn. Chủ hàng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các chứng từ cần thiết, đồng thời lựa chọn những đơn vị vận tải uy tín như TanSonNhat Cargo để được hỗ trợ và tư vấn chuyên nghiệp.
Đọc thêm:
Vận chuyển quần áo từ Việt Nam đến Nhật Bản dễ dàng, an toàn (bestlogistics.vn)
Nghiên Cứu Nâng Cấp Sân Bay Biên Hòa (airasiacargo.vn)
Đường Bay Cần Thơ – Phú Quốc Mở Lại Vào Cuối Tháng 10 (airasiacargo.vn)
